1. Definición:

La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se transforman documentos de papel en documentos digitales, utilizando para ello un escáner documental que tenga la capacidad de escanear y reconocer caracteres o códigos de barras, en cualquier tipo de documento (expedientes, formularios, facturas, y otros más).

Para realizar esta tarea de manera óptima es imprescindible utilizar un escáner que posea la Tecnología OCR Software de reconocimiento óptico de caracteres (Optical character recognition), el cual captura los datos que contiene el documento, los almacena en un archivo o base de datos, con un formato que reconoce los datos y los recupera fácilmente para ser usados en otras aplicaciones.

2. Beneficios:

• Acceso Rápido y Seguro: Digitaliza y organiza tus documentos para un acceso inmediato y seguro desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Reducción de Costos: Elimina los gastos asociados con el almacenamiento físico y la gestión manual de documentos.
• Cumplimiento Normativo: Asegura que tus documentos cumplan con las normativas legales y de seguridad, protegiendo la información sensible de tu empresa.
• Mejora de la Productividad: Facilita la colaboración y el intercambio de información entre equipos, acelerando la toma de decisiones y la ejecución de tareas.
• Sostenibilidad: Contribuye a la reducción del uso y/o almacenamiento de papel contribuyendo a la protección del medio ambiente mediante prácticas empresariales sostenibles.

3. Proceso:

• Inventario, Clasificación y Preparación de documentos para escáner: Revisión general y Clasificación de la documentación. Retiro de grapas, clips, alisar hojas dobladas, etc.
• Proceso de escaneo de documentos con OCR:  Digitalizar el documento, colocar nombre a la carpeta y/o expedientes, según lo coordinado con la persona de contacto.
• Control de calidad de imágenes: Revisión de la nitidez de las imágenes escaneadas, mejoramiento de la claridad y recaptura del documento si fuese necesario.
• Renombrado de cada archivo: Para que su ubicación sea instantánea según los criterios de búsqueda coordinados con el cliente usuario.   
• Devolución de documentos físicos: Ordenados de la misma forma en que nos fueron entregados.
• Entrega de acta de servicio de escaneo: La información será entregada en imágenes en formato PDF en el medio digital de su preferencia.