1. Definición:

La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se transforman documentos de papel en documentos digitales, utilizando para ello un escáner documental que tenga la capacidad de escanear y reconocer caracteres o códigos de barras, en cualquier tipo de documento (expedientes, formularios, facturas, y otros más).

Para realizar esta tarea de manera óptima es imprescindible utilizar un escáner que posea la Tecnología OCR Software de reconocimiento óptico de caracteres (Optical character recognition), el cual captura los datos que contiene el documento, los almacena en un archivo o base de datos, con un formato que reconoce los datos y los recupera fácilmente para ser usados en otras aplicaciones.

 2. Beneficios:

-Posibilidad de trabajar en línea desde donde sea y a la hora que sea.

-Perfecto para el trabajo colaborativo, múltiples personas pueden acceder a la información simultáneamente.

-Los documentos estarán seguros y con alta disponibilidad, no más pérdidas de documentos por daño malicioso, acción del tiempo o simple extravío.

-Eliminación de grandes gastos de almacenaje de archivos físicos documentales.

3. Proceso:

• Preparación

-Separar los documentos, retirar grapas, clips, fastener y cualquier otro elemento que impida que los documentos puedan ser pasados por el escáner de manera correcta.

-Revisar que todas las hojas a escanear se encuentren lisas y planas para que las arrugas no impidan que el papel pase por el escáner o que éste se atasque.

-Depurar toda aquella documentación que no tiene sentido digitalizar por tratarse de papeles sin información o no relevantes.

-Acomodar las hojas ya preparadas, por ejemplo, en una caja como archivo limpio listo para escanear.

• Escaneado

-Ingresar el archivo limpio en un escáner de alto rendimiento.

-Carga de la información en un servidor (computadora), este proceso puede tardar algunos segundos dependiendo de las características del escáner y computador utilizados.

• Indexación

-Confirmar que toda la documentación escaneada está organizada de la manera planificada.

-Guardar digitalmente los archivos de manera que se puedan reconocer en cualquier otro momento.