Digitalización de documentos una Gran Aliada en la oficina

¿Qué es la digitalización de documentos o libros?

Es el proceso de mediante el cual la documentación física o un libro se transforma en un archivo de formato digital a través de un dispositivo electrónico como un Escáner de documento o libros, Cámara digital de fotos o de videos u otros equipos  

¿Qué es un escáner de documentos o libros?

Es un equipo periférico de cómputo que permite, mediante el uso de la luz, “copiar”, imágenes y textos impresos en libros o documentos y transformarlos en archivos de   formato digital sean estos a color o blanco y negro.

¿Qué beneficios trae la digitalización de documentos?

• Elimina el almacén físico de documentos
• Ahorro de espacio y dinero
• Alta disponibilidad de la información
• Anula el deterioro por la acción del tiempo  
• Confidencialidad en el manejo de la información 
• Menores riesgos por extravío, incendio, daño malicioso  
• Eleva la productividad y calidad del trabajo

¿Qué dispositivo es el más adecuado para digitalizar documentos?

Impresora Multifuncional o Escáner de documentos 

En nuestro día a día de trabajo el imprimir es una tarea que sigue siendo muy frecuente. Pero no siempre es imprimir, también según el entorno en que nos manejemos, la digitalización cobra un papel protagonista. Dos equipos nos ayudan en esta labor con dos formas de trabajar distintas que no tienen por qué ser incompatibles, ¿sabes qué equipo es el mejor aliado para tu trabajo? Aquí te vamos a ayudar a saber cuándo usar cada uno ¿un escáner de documentos dedicado o una impresora multifunción?

Para discernir entre ambas alternativas, primero es necesario dedicar un poco de tiempo a conocer cuál es el uso principal que le daremos en nuestro día a día; así como sus pros o contras. Por ejemplo, para aquellos que demanden un uso intensivo y frecuente de escaneo, la propuesta debe incluir algún escáner de documentos, el cual presenta una de serie funciones específicas para optimizar la digitalización, como por ejemplo saltar las páginas en blanco. ¡Que levante la mano todo aquel al que le fastidie encontrarse páginas en blanco cuando consulta un documento escaneado! ¡Y encima ocupan memoria innecesariamente!

Por el contrario, si la función de escanear es ocasional, o de baja intensidad; una impresora multifuncional puede ser satisfactoria. Tendremos así un equipo cuya misión principal es imprimir, pero de vez en cuando podemos hacer alguna copia o escanear documentos. Eso sí, para una mayor agilidad y sobre todo cuando se escanean varias páginas a la vez, el alimentador automático de documentos – ADF-  es fundamental.

Lo mismo ocurre con la velocidad. Según el volumen de impresión o escaneado diario que hagamos se determinará la velocidad en páginas por minuto que nos viene mejor, con la idea de que no se formen colas a la espera de acabar los trabajos y ganar en eficiencia. A este fin contribuye la función dúplex o doble cara automática, que de una pasada imprime o escanea documentos en un santiamén.

Por lo tanto, el hecho de elegir un producto u otro acaba reduciéndose a saber cuál es el uso principal que vamos a hacer del mismo, siendo lo ideal optar por una impresora multifuncional cuando la demanda de escaneado es baja, y otro dedicado solo a escanear para entornos intensivos de digitalización. Si tenemos la posibilidad de tener ambas opciones disponibles, obtendremos ventajas adicionales, como el poder compartirlos y evitar que todos los usuarios tengan que pasar por el mismo equipo para hacerlo todo. Una opción que mejorará la calidad de los resultados y evitará los embudos de tráfico, disminuyendo las esperas innecesarias.

Tomado y adaptado por Jorge Anaya de https://www.brother.es/blog/gestion-documental/2016/escaner-vs-multifuncion