El creciente impacto de la impresión en las oficinas

Impacto económico

Se estima que el gasto en la gestión de impresión de cualquier empresa asciende hasta un máximo del 3% de los ingresos que recibe en forma anual, es decir que por cada millón de dólares que produzca podría tener un gasto máximo de 30,000 dólares para gestionar la impresión de sus documentos. Hoy en día es más común que se imprima a color en las oficinas, si tenemos en cuenta que el precio de las impresiones a color puede ser incluso hasta 10 veces que el de una hoja en blanco y negro, es evidente que en vez de reducirse los gastos de impresión, estos aumentarán.

Además de esto, las empresas tienen que invertir tiempo y dinero prestando atención a los proveedores de equipos de impresión, de suministros y de servicio técnico de los equipos. Son gastos que van sumándose y que normalmente no se detectan como uno de los problemas económicos que puede hacer que una empresa vea mermados sus beneficios.

Impacto medioambiental

La impresión en el entorno de la oficina es contraproducente para el medio ambiente. Una serie de factores que detallamos a continuación hacen que se trate de una de las medidas menos ecológicas que se puedan adoptar en una empresa:

• El 69% de los trabajadores de oficina afirman que prefieren leer documentos en papel que en la pantalla de la computadora
• Cada empleado consume en promedio de 6 mil páginas de papel al año.
• Esto produce que cada empleado sea responsable de la muerte de 1,2 árboles anuales.
• La fabricación de papel de celulosa es una de las industrias más contaminantes del planeta por la utilización de sustancias tóxicas para su blanqueamiento.  
• La impresión en la empresa produce la emisión de gases de efecto invernadero, el tóner utilizado por las impresoras láser es un derivado del petróleo.
• Con el uso de las impresoras se consume una gran cantidad de electricidad para calentar el sistema y poder imprimir.

Impacto en la productividad

La productividad de la empresa también se ve afectada por una gestión de impresión ineficiente, sobre todo cuando utilizamos máquinas antiguas que no están preparadas para rendir al nivel que necesitamos o cuando contamos con más o menos impresoras que las requeridas. Esto también implica implementar procesos de mantenimiento que pueden alargar los procesos de trabajo en exceso.

Impacto en TI

El área de TI se encuentra con un volumen de trabajo excesivo en respuesta a problemas que se pueden producir derivados de una impresora que funciona mal. Las estadísticas indican que hasta un 50% de las llamadas que reciben los especialistas de TI en una gran empresa están relacionadas con una impresora, ya sea por problemas de hardware o de software.

Esto nos lleva a ver una serie de obstáculos que complican el trabajo de los especialistas de TI:

• Tener que desplazarse hasta la impresora para solucionar el problema, en ocasiones en repetidas ocasiones a lo largo del día.
• Al existir cientos de modelos de impresoras la solución al problema se puede complicar en base a la versión o al fabricante.
• En términos de software cada impresora utiliza un driver diferente y una interfaz única que puede haberse visto comprometida debido a una falta de actualización.
• Si el problema requiere una reparación mayor habrá que llamar a un técnico externo y esperar a su llegada.
• Se produce un consumo de recursos TI extremos y no de forma ocasional, dado que estos problemas con las impresoras son frecuentes.

¿Cómo reducir el impacto de las impresiones en la oficina?

El problema es que este gasto no se mantiene estable, sino que año tras año sigue aumentando debido a que continúan utilizándose documentos sin parar. La única buena noticia ante esta situación radica en que con el paso del tiempo han entrado en escena distintas tendencias que permiten disfrutar de un gran ahorro a las empresas. Una de ellas se trata de recurrir a los Programas de Outsourcing de Impresión para gestionar de una manera sencilla su parque de impresoras y beneficiarse de una reducción en los gastos. La principal ventaja de estos servicios es que los negocios no tendrán que pagar por recursos que no consuman, sino que solo se enfrentarán a los gastos derivados directamente de las impresiones realizadas.

Es importante tener en cuenta que actualizar la estrategia de impresión en la oficina debe pasar por un proceso lógico en el cual se modificarán las tendencias de trabajo de forma adecuada. Habrá que comenzar por administrar el parque de impresoras y a partir de ahí buscar formas de optimizar el entorno para que los gastos puedan reducirse aún más.

Programa de Alquiler SIG (Soluciones de Impresión Gestionada)

El Alquiler SIG le ofrece la posibilidad de evaluar y redimensionar el sistema de gestión de impresiones en su organización bridándole una amplia gama de posibilidades con las que obtendrá un manejo logístico adecuado, reducción de tiempos, menores gastos operativos y mejor control sobre el volumen de sus impresiones.

Una de las primeras pautas a implementar al cambiar la estrategia de impresión en el negocio es dejar de comprar equipos, a corto o mediano plazo se trata de un ahorro muy importante para cualquier empresa.

A partir de aquí deberá cuantificar, con ayuda de nuestros especialistas, sus variables en materia de impresión en la oficina tales como: 

• Cantidad, variedad y antigüedad del parque de equipos
• Volúmenes de impresión 
• Costos de toners, mantenimiento y repuestos de equipos  

Una vez realizada esta tarea podrá notar lo necesario y urgente que es trasladar esta función al Programa de Alquiler SIG (Soluciones de Impresión Gestionada). 

Sus especialistas se ocuparán de la gestión y administración de los equipos, mientras que usted solo pagará por lo que consuma, evitando tener que prestar atención a los siguientes factores:

• Abastecimiento de Suministros
• Continuidad del servicio 
• Control de Impresiones
• Soporte Técnico

Delegue en manos expertas la administración de sus impresiones.

Recupere su tiempo para darle mayor valor a su empresa.

Mantenga el control y reduzca sus gastos.

Tomado y adaptado por Jorge Anaya de http://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/